Nous savons tous que la plupart des actions quotidiennes dans les cabinets relèvent pour une bonne part d’une forme de routine (80% pour 20% d’imprévu et d’exceptionnel).
Alors pourquoi nous priver de les formaliser pour les systématiser, les automatiser et nous éviter ainsi de remettre sans cesse de façon inutile et peu efficace l’ouvrage sur le métier.
Par exemple, pour un chirurgien-dentiste ou un orthodontiste, pourquoi passer autant de temps à expliquer aux patients les conditions de leur prise en charge et le déroulement des soins ? Une assistante pourrait sans doute le faire avec une formation adéquate et davantage de temps consacré à la relation avec les patients. Est-il également vraiment nécessaire de gérer la prise de rendez-vous par un secrétariat spécialisé au sein du cabinet ?
Certains professionnels ont réussi à s’en dégager avec succès. Pour le manager qu’est le chirurgien-dentiste ou l’orthodontiste, quel dommage de devoir sans cesse refaire le travail d’explication des missions de l’assistante et de formation alors qu’il suffirait d’écrire le détail des opérations à réaliser pour ne pas avoir à se répéter (surtout en cas d’un turn-over important au niveau du secrétariat ou des assistantes); pour le gestionnaire qu’est forcément le dirigeant, pourquoi aller à la « pêche » aux informations pour mesurer sa productivité alors qu’il lui suffirait sans doute d’automatiser son système d’information et la collecte de ces informations à travers un système organisé, communicant et unique.
Ce sont quelques exemples qui illustrent l’intérêt pour notamment chaque dirigeant de cabinet dentaire de porter son attention sur toutes les améliorations qui pourrait lui permettre de gagner du temps et de se consacrer à l’important tout en facilitant le travail de ses collaborateurs.
En réalité tous les domaines de l’entreprise sont concernés par la systématisation, à commencer par le partage de la vision que porte le dirigeant pour son entreprise. Qui n’a pas constaté l’importance de clarifier puis de formaliser cette vision pour pouvoir la partager avec ses collaborateurs et les entraîner en leur traçant la voie et donner du sens à leur engagement. Il en va de même pour les éléments de culture de l’entreprise et notamment ses valeurs, mais aussi pour tous ses processus de production, de distribution et de commercialisation, de gestion de la relation client/patient, de gestion des ressources humaines (par exemple le processus de recrutement) et financières. À tous les niveaux, la systématisation va permettre de dégager du temps pour se consacrer à des tâches plus importantes et prioritaires, à mieux déléguer, à mieux manager ses équipes, à mieux communiquer avec les autres, à mieux former, à mieux vendre et satisfaire les clients. Bref cette volonté de faire mieux avec moins d’efforts est le passage obligé pour qu’une entreprise puisse continuer à se développer dans l’harmonie et le maintien d’une bonne rentabilité. La systématisation devient alors un véritable effet de levier pour l’entreprise, y compris pour les cabinets dentaires ou d’orthodontie.
Si vous ressentez le besoin de mieux vous organiser et de mettre en place les éléments d’une bonne systématisation au sein de votre entreprise, appelez-nous pour un rendez-vous d’information et de découverte de nos méthodes et outils.
