Règles générales en matière d’organisation comptable

1 – La simplicité

• Bien que ce ne soit pas obligatoire, faire ouvrir un compte bancaire distinct réservé à l’activité libérale permet de simplifier la comptabilité. En effet, un compte bancaire à usage mixte exige d’enregistrer la totalité des entrées et des sorties de trésorerie, tant professionnelles que personnelles.

• Toute opération qui transite par le compte bancaire à usage professionnel doit faire l’objet d’une écriture en comptabilité de la façon suivante :
–    une inscription dans le compte de trésorerie Banque,
–    une inscription dans le compte d’encaissement ou de décaissement approprié.
Aussi, il est recommandé de payer les petites charges répétitives (parcmètres, taxis, timbres…) soit en espèces, soit avec le compte bancaire privé afin de ne passer qu’une écriture mensuelle par nature de frais par le compte de l’exploitant et de ce fait limiter le nombre d’écritures en comptabilité.

2 – La chronologie

Εnregistrer, jour après jour, les recettes et les dépenses en séparant les règlements en espèces et en chèques ou cartes bancaires. Ceci ne prend que quelques minutes en fin de journée.
Contrôler, chaque mois, la concordance entre les comptes de trésorerie et les comptes d’affectation des encaissements ou des décaissements afin de faciliter l’élaboration de la récapitulation annuelle.

3 – La régularité comptable

• Conserver tous les bordereaux de mouvements bancaires avec l’indication nominative du client et du tireur.
• Conserver l’indication nominative de tous les actes enregistrés globalement (règlements en espèces de moins de 76 €) pour répondre à une éventuelle demande de l’Administration.
• Conserver tous les justificatifs de dépenses professionnelles (factures, notes, billets, imprimés…) en leur affectant un numéro d’ordre chronologique.
• Archiver soigneusement, mois par mois, tous ces documents.
• Conserver tous les documents précités pendant une durée de 6 ans, correspondant aux articles L 81 et L 82 du Livre des procédures fiscales.

4 – Supports comptables

Conformément à l’article 99 du CGI, les membres des associations agréées doivent servir au jour le jour un livre-journal présentant le détail de leurs recettes et de leurs dépenses professionnelles.

Le choix du support comptable est libre : registre comptable ou logiciel.

• La présentation du livre-journal n’est soumise à aucun formalisme particulier. Toutefois, pour être considéré comme un document comptable probant, il doit :
–    se présenter sous la forme d’un document relié aux pages numérotées,
–    être rédigé sans blancs ni ratures ou surcharges,
–    être tenu au jour le jour, c’est-à-dire respecter la chronologie des opérations.

• L’utilisation de supports informatiques est admise dès lors que les mentions obligatoires prévues pour la tenue du livre-journal sont respectées et que pour toute donnée introduite, il n’est pas possible d’effectuer une annulation directe, la correction des erreurs s’effectuant par contre-passation des écritures.

Bien conserver tous les justificatifs datés qui concernent les dépenses professionnelles
Remplir avec précision les talons des chèques
Faire périodiquement des rapprochements bancaires

Consulter le lien www.agil.asso.fr